人手不足が深刻化する特定の産業分野では、一定のスキルを持つ外国人労働者を受け入れる特定技能制度を利用できます。
特定技能の在留資格を持つ外国人は、業務の遂行に必要な知識・技能を身につけているだけでなく、ある程度の日本語能力も備えており、企業の即戦力となってくれるでしょう。
ただし、特定技能外国人を受け入れる企業には、定期報告の義務が課せられます。
届け出を怠った場合、罰則の対象となる可能性があるため注意が必要です。
本記事では、特定技能制度の定期報告に必要な書類や提出先、電子申請の方法を解説します。
目次
特定技能の定期報告とは
特定技能制度を利用して外国人労働者を受け入れている企業には、出入国在留管理庁に対して定期的な報告義務が課せられています。
この定期報告は、外国人労働者の労働環境が適切に保たれているかどうかを確認するために行われており、受け入れ企業は必ず実施しなければなりません。
定期報告の対象となるのは、特定技能1号と特定技能2号の在留資格を持つ外国人労働者です。
対象の外国人労働者
特定技能は、人手不足が深刻化する特定産業分野において、一定の技能を持つ外国人材の就労を可能にする在留資格です。
特定技能には1号と2号があり、それぞれ取得要件や従事できる分野、在留期間などが異なります。
特定技能について詳しく知りたい方は、こちらの記事もご参照ください。
特定技能1号
特定技能1号は、特定産業分野に従事するため必要とされる、相当程度の技能を持った外国人材が取得できる在留資格です。
特定技能1号の受け入れ分野は、以下の12分野になります。
- 介護
- ビルクリーニング
- 素形材・産業機械・電気電子情報関連製造業
- 建設
- 造船・舶用工業
- 自動車整備
- 航空
- 宿泊
- 農業
- 漁業
- 飲食料品製造業
- 外食業
特定技能1号を取得するには、原則として日本語試験と分野ごとに設けられた技能試験に合格する必要があります。
在留期間には通算5年の上限があり、日本で就労するにあたっては受け入れ企業や登録支援機関による支援の対象です。
特定技能2号
特定技能2号は、特定産業分野において熟練した技能を必要とする業務に従事する外国人が取得できる在留資格であり、在留期間の上限がありません。
特定技能2号の受け入れ分野は、特定技能1号の12分野から介護分野を除いた11分野です。
なお、取得には技能試験の合格が必要ですが、日本語試験は免除されます。
特定技能1号とは異なり、受け入れ企業や登録支援機関による支援の対象ではありません。
定期報告は四半期に一度必ず行う
特定技能1号・2号の外国人労働者を受け入れている企業は、四半期に一度、出入国在留管理庁へ定期報告を行う必要があります。
定期報告で提供が求められる情報は、外国人労働者の雇用状況や給与の支払い状況、社会保険・雇用保険の加入状況、安全衛生の確保状況などです。
外国人労働者が公正な待遇かつ適切な労働環境で働けるようにすることが、この届け出の目的です。
また、今後外国人労働者を受け入れる企業が直面する可能性のある課題や問題を、早期に特定するという役割も担っています。
不履行や虚偽報告はペナルティの対象になる
定期報告の届け出を怠ったり、虚偽の内容を申告したりした場合、企業はペナルティの対象となる可能性があります。
出入国在留管理庁から指導・助言を受けるだけでなく、特定技能所属機関として特定技能外国人の受け入れが認められなくなるかもしれません。
不履行や虚偽報告によるペナルティを避けるためにも、期限内に正確な報告を行うことが重要です。
特定技能の定期報告の必要書類
特定技能の定期報告に向けて、あらかじめ必要書類を把握しておくと、スムーズに申告を進めやすくなるでしょう。
特定技能外国人の支援を登録支援機関にすべて委託している場合でも、受け入れ企業側で用意すべき書類はいくつかあります。
一方で、登録支援機関に委託せず自社で支援を行っているのであれば、登録支援機関が作成するような必要書類も自社で用意しなければなりません。
ここでは、自社で特定技能外国人の支援を行っている場合と登録支援機関に支援を委託している場合の2パターンに分けて、定期報告の必要書類を紹介します。
自社支援の場合
自社で特定技能外国人の支援を行っている場合、作成・用意が必要になる書類の例は以下のとおりです。
- 受入れ・活動状況に係る届出書
- 特定技能外国人の受入れ状況・報酬の支払状況
- 賃金台帳の写し
- 報酬支払証明書
- 支援実施状況に係る届出書
- 1号特定技能外国人支援対象者名簿
- 理由書（任意）
- 相談記録書や転職支援実施報告書など（実施した場合）
それぞれの書類の概要を見てみましょう。
受入れ・活動状況に係る届出書
参考様式第3－6号「受入れ・活動状況に係る届出書」に、必要事項を記入して提出します。
届出書には、特定技能外国人と日本人従業員それぞれの在籍数、新規雇用数、自発的および非自発的な離職者数、行方不明者数などを正確に記載しましょう。
届出様式は出入国在留管理庁のホームページからダウンロードできます。
特定技能外国人の受入れ状況・報酬の支払状況
参考様式第3－6号（別紙）の「特定技能外国人の受入れ状況・報酬の支払状況」に必要項目を記入して提出しましょう。
対象期間内に雇用した特定技能外国人の氏名や生年月日、勤務地、住居地などの情報に加え、給与の支払総額と差し引き支給額、控除額を記入します。
この届出書では、該当月に実際に支払われた給与を記入する点に注意が必要です。
例えば、月末締め翌月10日払いであれば、5月末締めの給与は5月分ではなく6月分（6月10日に支払い）として申告します。
賃金台帳の写し
届け出の対象となる期間に雇用していた特定技能外国人全員分と、比較対象となる日本人従業員の賃金台帳をコピーしたものの添付が必要です。
比較対象となる日本人従業員とは、特定外国人の在留申請時に申告した方を指します。
もし申告した日本人従業員がすでに退職してしまっている場合、雇用する特定技能外国人と同一の業務を行う従業員の賃金台帳の写しを代わりに提出しましょう。
報酬支払証明書
特定技能外国人に対する給与の支払いを通貨で行っているのであれば、参考様式第5－7号「報酬支払証明書」の提出も必要です。
給与を支払っている特定技能外国人全員分を作成し、提出しましょう。
参照：報酬支払証明書
支援実施状況に係る届出書
自社で特定技能1号外国人を支援する場合には、参考様式第3－7号「支援実施状況に係る届出書」も用意します。
1号特定技能外国人支援計画書の内容に基づいて適切な支援を実施できたか否かをチェックボックスで回答し、提出してください。
参照：支援実施状況に係る届出書
1号特定技能外国人支援対象者名簿
支援実施状況に係る届出書と同様に、特定技能1号外国人の支援を自社で行う企業では、参考様式第3－7号（別紙）「1号特定技能外国人支援対象者名簿」の提出も求められます。
雇用している特定技能1号外国人全員の氏名や生年月日、国籍、在留カードの番号とともに、支援の実施状況を記入して提出しましょう。
理由書（任意）
万が一、定期報告を期限内に提出できなかった場合、その事情を報告するための理由書を作成する必要があります。
また、特定技能外国人の社会保険・雇用保険の加入が済んでいなかったり、税金の未納が発生していたりなどの事情がある場合も、その旨を理由書に記載してください。
相談記録書や転職支援実施報告書など（実施した場合）
対象期間中に特定技能1号外国人との面談を実施した場合や、非自発的離職時の転職支援を行った場合には、追加で書類提出が必要です。
該当書類を作成したうえで、期限内に提出するようにしましょう。
登録支援機関にすべての支援を依頼している場合
登録支援機関に特定技能外国人の支援をすべて委託する場合、自社支援を行うときに作成が必要だった書類の一部は、登録支援機関側で準備してもらえます。
ここでは、登録支援機関に全支援を依頼するケースで、受け入れ企業が用意すべき書類・登録支援機関側で用意してもらえる書類をチェックしてみましょう。
受け入れ企業が作成・用意する書類
登録支援機関に支援依頼をする場合でも、受け入れ企業は以下の書類を作成・用意する必要があります。
| 書類名 | 提出義務 |
|---|---|
| 受入れ・活動状況に係る届出書 | 必須 |
| 特定技能外国人の受入れ状況 ・報酬の支払状況 | 必須 |
| 賃金台帳の写し | 必須 |
| 報酬支払証明書 | 給与を通貨で支払っている場合 |
| 理由書 | 定期報告期間内に届け出を提出できなかった場合や説明・報告が必要な場合 |
自社支援のケースと比べると必要書類は少ないものの、期限内の提出が義務付けられているため、計画的に準備を進めるようにしましょう。
登録支援機関が作成・提出してくれる必要書類
登録支援機関に支援を委託している場合、以下の必要書類は登録支援機関側で作成・提出してくれます。
| 書類名 | 提出義務 |
|---|---|
| 支援実施状況に係る届出書 | 必須 |
| 1号特定技能外国人支援対象者名簿 | 必須 |
| 定期面談報告書 | 定期面談を行った場合 |
| 相談記録書 | 相談・苦情が発生した場合 |
| 転職支援実施報告書 | 非自発的離職時に転職支援を行った場合 |
| 支援未実施に係る理由書 | 1号特定技能外国人支援計画書にて実施予定だった支援を実施できなかった場合 |
| 理由書 | 定期報告期間内に届け出ができず、説明や報告が必要な場合 |
支援の一部だけを登録支援機関に委託する際は、受け入れ企業自らで書類の作成・提出を行うことになる点に留意しましょう。
特定技能の定期報告の提出先と提出期限
特定技能の定期報告は、外国人材を受け入れる企業が法人の場合、法人登記上の本店所在地を管轄する地方出入国在留管理局または支局へ提出します。
個人事業主の場合は、事業主の住民票に記載されている住所の管轄である地方出入国在留管理局または支局へ提出してください。
提出期限は、翌四半期が始まる最初の日から14日以内となっています。
| 四半期 | 報告対象期間 | 提出期限 |
|---|---|---|
| 第1四半期 | 1月1日～3月31日 | 4月1日～4月15日 |
| 第2四半期 | 4月1日～6月30日 | 7月1日～7月15日 |
| 第3四半期 | 7月1日～9月30日 | 10月1日～10月15日 |
| 第4四半期 | 10月1日～12月31日 | （翌年）1月1日～1月15日 |
特定技能の定期報告の電子申請
特定技能の定期報告は、出入国在留管理庁の電子届出システムを利用して届け出ることも可能です。
電子届出システム利用にあたっては、まず利用者情報登録届出書を提出して、利用者情報の登録を済ませましょう。
こちらの届出書は、対面の窓口または郵送で提出が可能です。
届出書の提出後に発行された認証IDとパスワードを入力すると、電子届出システムにログインできます。
電子届出システムを利用することで、定期報告のたびに地方出入国在留管理官署へ出向く必要がなくなり、届け出をスムーズに行えるようになるでしょう。
特定技能の定期報告を理解しよう
特定技能の在留資格を持つ外国人材を受け入れている企業では、四半期ごとの定期報告が必要です。
この際、外国人労働者の雇用状況や給与の支払い状況、健康状態などの情報を明らかにした書類の提出が求められます。
登録支援機関にすべての支援を依頼している場合と、自社で支援を行っている場合とで必要書類が異なるため、事前に確認しておくようにしましょう。
定期報告は、地方出入国在留管理局・支局の窓口に書類を持参するほか、郵送や電子届出システムを利用して済ませることもできます。
特定技能外国人の適切な労働環境を確保し、その実力を十分に発揮してもらうためにも、定期報告は受け入れ企業の重要な責務の一つです。
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