外国人従業員の退職は、日本人従業員の退職と同様の手続きに加え、在留資格に関する手続きなど特有の対応が必要です。
手続きを誤ると、企業側では法令違反となるリスクがあり、外国人側では在留資格に影響が出る可能性があります。
本記事では、外国人の退職に関する手続きについて、企業側と外国人側それぞれの視点から必要な対応と注意点を解説していきます。
目次
【企業側】外国人の退職手続きの方法
外国人従業員の退職手続きは、日本人従業員と同様の基本的な手続きに加えて、在留資格に関する追加の手続きが必要です。
まずは基本的な退職時の手続きから確認し、続いて外国人特有の手続きについて詳しく見ていきましょう。
日本人と同様の手続き
外国人従業員が退職する場合、まずは日本人従業員と同様の基本的な手続きを行う必要があります。
これらの手続きは、従業員の権利を保護し、適切な社会保険や税金の処理を行うために欠かせません。
以下の表に示す手続きを、それぞれの期限内に確実に実施しましょう。
| やるべきこと | 内容 |
| 健康保険証を回収 | 健康保険証を退職日当日までに回収して、退職後5日以内に健康保険組合に提出し、健康保険の脱退手続きを行う |
| 雇用保険の離職票を交付 | 失業給付を受けるための離職票を交付する （退職日の翌日から10日以内にハローワークに離職証明書を提出すると、ハローワークから交付される） |
| 源泉徴収票を交付 | 最後の給与額から算出された源泉徴収額を確定して、退職後1ヵ月以内に源泉徴収票を交付 |
| 住民税の手続き | 出来るだけ早く「給与支払報告・特別徴収に係る給与所得者異動届出書」を自治体に提出し、住民税の残額に関する手続きを行う |
| 退職証明書を発行 | 退職者の求めに応じて発行 （外国人の場合は転職時に出入国在留管理庁に提出したり、日本以外で就業したりする際に使用する） |
| 雇用保険被保険者資格喪失届 | 退職から10日以内にハローワークに届出が必要 外国人の場合は、以下の事項を追加で記載する ● 被保険者氏名（ローマ字） ● 在留期間 ● 派遣・請負就労区分 ● 国籍・地域 ● 在留資格 |
外国人特有の手続き
外国人従業員の退職では、在留資格に関連する特有の手続きが追加で必要になります。
これらの手続きを怠ると、法令違反となる可能性があるため、特に注意が必要です。
以下の表に示す手続きは、各届出が必要となります。
| やるべきこと | 内容 |
| 外国人雇用状況の届出 | 外国人が退職した旨を管轄のハローワークに退職の翌日から10日以内に届け出る ただし、雇用保険被保険者資格喪失届を提出すれば本書類は提出不要 |
| 在留カード番号記載様式 | 退職から10日以内に雇用保険被保険者資格喪失届とともに、以下の内容を記載して提出する ● 事業所番号 ● 事業所名 ● 在留カード番号記載欄 |
【外国人側】外国人の退職手続きの方法
外国人が退職する際は、在留資格に関する重要な手続きがあります。
特に、特定の在留資格を持つ外国人の場合は、「所属（契約）機関に関する届出」を退職後14日以内に出入国在留管理庁へ提出することが必要です。
この届出を怠ると、次回の在留期間更新時に期間が短縮されるなどのペナルティを受ける可能性があります。
また、退職後の進路によっても必要な手続きが異なります。
帰国する場合は年金の脱退一時金請求、日本での転職を考えている場合は在留資格の変更など、状況に応じた適切な対応が求められるのです。
退職後帰国する場合
退職後に帰国する場合、特に重要となるのが年金の脱退一時金の請求です。
厚生年金の加入期間が6ヵ月以上ある場合、日本出国後に脱退一時金を請求することができます。
請求には以下の書類が必要で、日本年金機構本部または各共済組合へ郵送か電子申請で提出します。
- 脱退一時金請求書
- パスポートの写し
- 日本国内に住所がないことを確認する書類
- 受取先金融機関がわかる書類（金融機関発行の証明書など）
- 基礎年金番号通知書または年金手帳など
- 代理人が請求する場合は「委任状」
なお、日本の住所を失ってから2年以内という請求期限があるため、帰国後は早めの手続きを心がけましょう。
退職後転職する場合
退職後に日本国内での転職を考えている場合、在留資格の継続に注意が必要です。
正当な理由なく3ヵ月以上転職先が決まらない場合、在留資格が取り消されるリスクがあります。
このリスクを軽減するためには、就労資格証明書の取得をおすすめします。
就労資格証明書とは、その外国人が行うことができる収入をともなう事業や報酬を受ける活動について、法務大臣が証明する文書です。
この証明書があれば、転職活動をよりスムーズに進めることができます。
外国人の退職手続きを行う際の注意点
外国人従業員の退職手続きでは、通常の退職手続きに加えて在留資格に関する対応も必要となり、手続きが複雑になりがちです。
特に提出期限や必要書類の確認は慎重に行い、双方にとって不利益が生じないよう注意しましょう。
以下では、特に重要な注意点について詳しく解説します。
届出の提出期限は厳守する
各種届出には法定の提出期限が定められており、これを遵守することが極めて重要です。
特に「雇用保険被保険者資格喪失届」は退職後10日以内の提出が義務付けられており、遅延した場合は罰則の対象となる可能性があります。
なお、この届出を提出した場合は「外国人雇用状況の届出」は不要となるため、手続きの効率化が可能です。
退職後の外国人の動向も把握しておく
外国人従業員が退職したあとも、在留資格の更新や変更に関連して出入国在留管理庁から問い合わせが来ることがあります。
そのため、連絡先やその後の動向について、可能な範囲で把握しておくことが望ましいでしょう。
出入国在留管理庁からの照会に適切に対応できるよう、基本的な情報は記録として残しておきましょう。
就労ビザについて指導しておく
外国人従業員の退職に際しては、就労ビザに関する適切な指導も重要です。
在留期限や資格変更の必要性について事前に説明し、必要な手続きを漏れなく行えるようサポートすることで、退職後のトラブルを未然に防ぐことができます。
特に転職を考えている場合は、在留資格の継続に関する注意点を丁寧に説明しておくことが大切です。
トラブルを避けるためにも外国人の退職手続きは的確に行おう
外国人従業員の退職手続きは、通常の退職手続きに加えて在留資格に関する対応が必要となり、企業側と外国人側の双方に慎重な対応が求められます。
特に提出期限のある届出は確実に行い、在留資格に関する手続きも漏れなく実施することが重要です。
また、退職後の転職や帰国など、外国人従業員の状況に応じた適切なサポートを行うことで、スムーズな退職手続きが実現できます。
本記事で解説した手続きと注意点を参考に、法令に則った適切な対応を心がけましょう。
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