特定技能外国人を採用する流れは？必要な手続きや費用を紹介

特定技能外国人を企業で受け入れる場合、日本人を採用するときとは異なる手順で進める必要があります。
支援計画の策定や在留資格の申請といった各種手続きが発生するだけでなく、そもそも企業側に定められた要件を満たしていなければ雇用契約は結べません。
特定技能外国人を円滑に受け入れるためには、雇用開始までの流れや必要な手続き、かかる費用などをあらかじめ把握しておくことが大切です。

本記事では、特定技能外国人の採用から就労までの流れ、必要になる手続きと費用について解説します。

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特定技能外国人を採用する流れ

特定技能外国人の採用時は、まず自社が特定技能の受け入れ基準を満たしているかを確認しましょう。
要件を満たしている場合、人材募集や面接を行い、雇用契約締結へと進めていきます。

ただし、実際に就労を開始するまでには、支援計画の策定や在留資格の申請など、特定技能外国人の受け入れ時ならではの手続きが発生することも覚えておきましょう。

受け入れ要件を確認する

特定技能外国人を受け入れたい場合、企業は以下の基準を満たす必要があります。

• 労働関係法令や社会保険、税金に関する法令の遵守
• 過去1年間に行方不明者やリストラなどの非自発的離職者を発生させていないこと
• 特定技能外国人の雇用条件が適切であること
• 過去5年間で労働関係法令や出入国関係法令の違反がないこと
• 特定技能外国人に対する支援体制が整備されていること　など

特定技能制度の対象となっている特定産業分野に自社が該当するとしても、受け入れ機関としての要件を満たさない場合、特定技能外国人と雇用契約を結ぶことは認められません。
支援の実施については、登録支援機関という第三者機関への委託も可能です。
ただし、その他の基準は特定技能外国人の受け入れ企業としての認否を大きく左右するため、十分注意しましょう。

人材募集や面接を行う

自社が特定技能外国人の受け入れ要件を満たしていることの確認が取れたら、人材募集を開始し、面接などの採用活動を行います。
特定技能外国人の募集方法はさまざまにありますが、人材紹介会社や一般求人サイト、自社メディア、SNSの活用などが主に考えられるでしょう。

なお、海外に在住している外国人材を採用する場合、国が指定する送出機関から紹介を受けることも可能です。
受け入れにあたり、送出機関の承認が必須となっている国もあるため、採用活動の際は外国人材の居住地もチェックしてみてください。

雇用契約を結ぶ

特定技能の在留資格申請時には雇用契約書の写しの提出が求められるため、申請手続きをする前に雇用契約を結びましょう。
雇用条件を確認できるよう、雇用条件通知書もあわせて作成しておきます。

このとき、給与や労働時間、福利厚生などの待遇において差別的な扱いをしてはいけません。
給与であれば、同じ業務に従事する日本人スタッフと同額以上とする必要があります。
各種法令を遵守した適切な雇用条件を明示し、特定技能外国人本人からきちんと理解・承諾を得ておくことが重要です。

支援計画の策定を行う

特定技能1号外国人を受け入れる企業は、業務上の支援だけでなく、日常生活や社会生活上のサポートも行う責務を負います。
この責務を果たすため、採用した外国人材に就労を開始してもらう前に、支援計画を策定しておかなければなりません。

特定技能1号外国人に対して行うべき義務的支援は計10項目あるため、支援計画書の作成時はこれらの項目をすべて盛り込みましょう。
上記でも触れたとおり、支援は登録支援機関へ委託できます。
その場合でも、支援計画書の提出は必須です。

在留資格申請を行う

雇用契約書や支援計画書を含む必要書類がすべて揃ったら、受け入れたい外国人材の在留資格申請へと進みます。
申請手続きは原則として外国人材本人が行いますが、行政書士などの専門家を代理人に立てることも可能です。

在留資格認定証明交付申請書や各分野評価試験の合格証明書、日本語能力試験の証明書など、外国人材本人が揃える書類のほか、企業側では次のような書類を準備します。

• 登記事項証明書
• 役員の住民票（写し）
• 直近2年度分の決算文書（写し）
• 雇用契約書・雇用条件通知書（写し）
• 支援計画書
• 雇用する特定技能外国人の健康診断書　など

在留資格を申請する特定産業分野によっては、上記以外の書類の提出も求められるため、あらかじめ確認しておきましょう。

雇用を開始する

在留資格の申請が認められたら、特定技能外国人の雇用を開始できます。
雇用契約書や雇用条件通知書で明示した内容と齟齬がないよう、適切な就業環境を整えましょう。

また、特定技能外国人を受け入れたときには、ハローワークや地方出入国在留管理局・支局に対する届出が必要です。
いずれの届出にも期限が設けられているため、期間内に忘れず提出を済ませるようにしてください。

特定技能外国人の採用後に必要な手続き

特定技能外国人の採用後、受け入れ企業が行う必要のある手続きは以下3つです。

• 外国人雇用状況の届出を提出する
• 随時届出を提出する
• 四半期ごとに定期報告を行う

順に詳しく見ていきましょう。

外国人雇用状況届出を提出する

新たに外国人労働者を受け入れた事業主は、ハローワークに対して外国人雇用状況の届出を行わなければなりません。
採用した特定技能外国人が雇用保険被保険者となるときは、「雇用保険被保険者資格取得届」の提出によって雇用状況の届出も行ったことと見なされます。
提出先は、雇用保険を受ける事業所の住所を管轄するハローワークです。

雇い入れの場合、届出期限は翌月10日までとなっているため、早めに書類の準備を進めましょう。

四半期ごとの報告が義務となっている書類を提出する

特定技能外国人の受け入れ後は、四半期ごとに出入国在留管理庁への定期報告が義務付けられています。

すべての特定技能外国人受入れ企業が提出しなければならない届出は以下の通りです。

• 受け入れ・活動状況に係る届出書
• 特定技能外国人の受入れ状況・報酬の支払状況
• 特定技能外国人の賃金台帳の写し
• 比較対象とする日本人の賃金台帳の写し
• 報酬支払証明書（報酬の支払いを通過にしている場合）
• 理由書（届出期間内に提出出来なかった場合にのみ必要）

登録支援機関に依頼をせず、自社支援を行っている場合には、さらに以下の書類が必要となります。

• 支援実施状況に係る届出書
• １号特定技能外国人支援対象者名簿
• 相談記録書（苦情や相談が発生した場合のみ）
• 定期面談報告書（届け出期間中に１号特定技能外国人と定期面談を実施し、問題が確認された場合のみ ）
• 転職支援実施報告書（「非自発的離職時の転職支援」を実施した場合のみ）
• 支援未実施に係る理由書（支援が未実施となった場合のみ）

参考：特定技能所属機関（受入れ企業・事業主の方）による定期届出 提出資料一覧表

受け入れ企業が登録支援機関に支援を依頼している場合には、「自社で支援を行う場合に必要な届出」は登録支援機関に委託することができます。

提出期限は翌四半期の初日から14日以内、提出先は自社の本拠地を管轄する地方出入国在留管理局または支局です。

変更事由発生時に報告が義務となっている書類を提出する

雇用している特定技能外国人の契約内容や支援内容に変更が発生した場合、管轄の地方出入国在留管理局・支局に対して随時届出を行う必要があります。
例えば、従事してもらう業務内容や労働時間、給与などの労働条件が変わったとき、雇用契約を終了するとき、支援責任者を追加するときなどです。

提出期限は、変更事由の発生から14日以内です。
変更事由ごとに対応した必要書類は、出入国在留管理庁のホームページから確認できます。

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特定技能外国人の採用に必要な費用

特定技能外国人の採用に必要な費用は、対象となる外国人材の居住地や採用方法、支援方法などによって違ってきます。
海外在住の外国人を採用する場合には、以下のような費用が考えられるでしょう。

• 送出機関へ支払う費用
• 入国する際の渡航費用
• 住居確保にかかる初期費用
• 人材紹介会社の仲介手数料
• 支援委託費用
• 在留資格更新費用（収入印紙代）

費用について詳しくは以下の記事をご覧ください。

特定技能外国人を採用する際の注意

特定技能外国人の採用にあたって、企業側では以下4つの注意点を理解しておく必要があります。

• 雇い入れる前後に支援が必要
• 業務内容に合った在留資格が必要
• 価値観や文化の違いを理解する
• 特定技能外国人は自由に転職できる

日本人を雇い入れる場合とは異なる手続きや責務が発生することを念頭に置き、特定技能外国人の適切な受け入れ体制を整えましょう。

雇い入れる前後に支援が必要

特定技能1号の在留資格を持つ外国人材を受け入れる場合、企業または登録支援機関による支援の実施が義務付けられています。
実際に就労を開始するまでには、事前ガイダンスの開催、住居やライフラインの確保、入国時の送迎などが必要です。
さらに受け入れ開始後にも、各種手続きへ同行したり、生活オリエンテーション・定期面談を行ったりと、義務的支援には幅広い内容が含まれます。

なお、過去2年間に中長期在留者を雇用した実績がない企業は、登録支援機関への委託が必須です。

業務内容に合った在留資格が必要

特定技能外国人を採用する際は、任せたい仕事が在留資格で認められた業務範囲内であることを確認しておきましょう。
範囲外の就労目的で在留資格申請を行った場合、許可が下りない可能性があるためです。

また雇用開始後、在留資格で認められた範囲外の業務に従事させてしまうと、特定技能外国人と企業のどちらも罰則の対象となりかねません。
採用活動の際は、自社で必要とする特定技能外国人の要件と応募者のプロフィールが合致するかどうか、忘れずチェックしてみてください。

価値観や文化の違いを理解する

日本人とは異なる文化や価値観を持つ外国人材は、悪意なくルールに違反してしまう可能性があります。
円滑に就業を開始するためには、相互理解の機会を作ることが大切です。

特定技能外国人に対しては、日本語学習の場を設けたり、働き方・就業ルールをあらかじめわかりやすく説明したりなど、就業先や社会生活に馴染むためのサポートをしましょう。
日本人スタッフにも、相手の宗教のことや適切な指示の出し方をあらかじめ理解してもらうことで、お互いに歩み寄れる環境作りができます。

自由に転職される

特定技能の在留資格を持つ外国人材は、所持している特定技能の資格で認められた業界・職種であれば自由に転職が可能です。
原則として転職が認められない技能実習生とは異なり、待遇や労働環境などに特定技能外国人が不満を抱いた場合には、転職を検討されてしまうかもしれません。

特定技能外国人の定着を図るには、より良い待遇を整えるほか、相談窓口を設置するなどの精神的なサポートも重要になるでしょう。

特定技能外国人の採用方法や必要な手続きを知って参考にしよう

特定技能外国人を雇うには、まず自社が受け入れ機関としての要件を満たしていなければなりません。
受け入れ可能であることが確認できたら、人材募集を開始します。
この際、自社で任せたい業務に対応できる特定技能外国人かどうか確かめたうえで、雇用契約締結へと進みましょう。

雇用契約を結んでから実際に就労するまでのあいだには、支援計画の策定、在留資格申請といった手続きが必要になります。
その後も、企業には外国人雇用状況の届出や四半期ごとの定期報告などが義務付けられているため、期限内に必要書類を提出するようにしてください。

日本人スタッフ採用時の流れとは異なる部分も多くありますが、受け入れ体制をしっかりと整えることで、特定技能外国人の雇用を円滑に進められるでしょう。

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